O fluxo de caixa é o coração do setor financeiro de uma empresa. Para que um negócio seja sustentável e tenha as contas em dia, é essencial ter essa ferramenta como aliada e garantir que seja usada de forma eficiente. Contudo, a realidade de muitos empreendimentos é, muitas vezes, de desorganização e desencontro das informações, o que atrapalha o controle financeiro.
Felizmente, nos dias de hoje, a tecnologia consegue revolucionar a gestão financeira de um negócio. Softwares qualificados automatizam o fluxo de caixa e agilizam os processos, trazendo mais visibilidade e controle para que empreendedores tomem decisões de negócio mais acertadas.
Neste artigo, você vai entender o que é um sistema para fluxo de caixa, como ele ajuda a resolver os principais desafios da gestão dessa área e como escolher um para sua empresa. Acompanhe a leitura e saiba mais!
Principais desafios na gestão do fluxo de caixa
Gerenciar as finanças e o fluxo de caixa são tarefas cruciais para o funcionamento de um negócio, porém elas nem sempre são simples. É preciso ter planejamento e muita organização.
Nesse caminho, muitos empresários enfrentam desafios que podem prejudicar o andamento e o futuro da empresa. Conheça os mais comuns e saiba como identificá-los.
Necessidade de atualização frequente
Para que o mecanismo do fluxo de caixa seja bem aplicado, é essencial atualizá-lo diariamente. Afinal, o objetivo dessa ferramenta é registrar todas as entradas e saídas de dinheiro da empresa, logo ele precisa ser alimentado com dados à medida que essas movimentações acontecem. A falta de rotina nessa prática, pode acarretar em informações imprecisas sobre o verdadeiro caixa da empresa.
Erros no lançamento de informações
Ainda, a falta de frequência e comprometimento com o preenchimento do fluxo de caixa pode resultar em informações incorretas. Da mesma forma, alguns valores podem ser anotados de forma errada.
Se um empreendedor se esquece de lançar um pagamento, o valor que aparece registrado como disponível no caixa não é verídico. Ao registrar uma próxima saída ou entrada, os valores finais não estarão corretos, e isso pode virar uma bola de neve.
Falta de organização nas informações
O fluxo de caixa, que deveria ajudar o empresário na gestão financeira, se torna um instrumento pouco confiável pela falta de organização. Se o empreendimento conta com controles precários, diversas planilhas e anotações soltas, algum erro pode acontecer em determinado momento que compromete a visibilidade da realidade financeira do negócio.
Consumo significativo de tempo
De fato, se feito manualmente, o controle, a conferência e a atualização do fluxo de caixa consome tempo e pode ser uma tarefa bem trabalhosa. Por isso, empresas saem ganhando ao investir em soluções mais rápidas que automatizam esse processo e centralizam tudo em um único lugar.
O que é um software de gestão de fluxo de caixa?
Um software para a gestão do fluxo de caixa nada mais é que um sistema tecnológico que permite automatizar o processo de registro de movimentação de dinheiro de um negócio, facilitando o controle e centralizando informações financeiras.
Com o apoio dessa ferramenta, é possível ter mais visibilidade e acompanhar de forma mais precisa a situação financeira da empresa.
Principais funcionalidades de um software de fluxo de caixa
Um software qualificado torna a gestão do fluxo de caixa mais inteligente, prática e rápida, uma vez que oferece funcionalidades especificamente criadas para aprimorar os processos e o controle dessa área. Conheça algumas delas a seguir.
Controle de entradas e saídas
Um dos maiores benefícios de sistemas de fluxo de caixa é que eles viabilizam a integração de dados, uma vez que todos os lançamentos são feitos em um lugar só. Ou seja, não é mais necessário consultar várias planilhas e fazer registros em diferentes arquivos. Centralizar a movimentação da empresa oferece muito mais controle e confiabilidade para os cálculos e dados apresentados, o que evita surpresas desagradáveis.
Recursos para acompanhamento em tempo real
Um sistema integrado conta com recursos que possibilitam a consulta e a realização de cálculos e previsões de faturamento em tempo real.
Bons softwares apresentam integrações com bancos, sistemas contábeis e outras instituições. Com isso, conseguem automatizar uma série de atualizações, como depósitos bancários, pagamentos, emissão de boletos e mais. Dessa forma, seu fluxo de caixa fica sempre atualizado sem demandar necessariamente uma intervenção manual.
Mapeamento da situação financeira da empresa
Com um sistema de gestão, é possível gerar relatórios detalhados em poucos cliques que mostram diferentes nuances do negócio, projeções orçamentárias e muito mais. Ter dados à mão de forma tão organizada e estruturada é muito útil para um planejamento financeiro assertivo e tomadas de decisão.
Como contratar o melhor software de fluxo de caixa?
Agora que você já conhece os benefícios e as principais funcionalidades de um software de fluxo de caixa, entenda que aspectos deve considerar na hora de escolher um para seu empreendimento para tirar o máximo de proveito dessa ferramenta.
Avalie as dores da empresa
Antes de contratar uma solução, pense na realidade e nas principais demandas do seu negócio. Cada empresa é única e tem suas particularidades, por isso é importante saber qual é a solução mais indicada para atender suas necessidades. Afinal, a ideia é que essa ferramenta facilite a gestão financeira e traga resultados práticos para o empreendimento.
Portanto, faça um levantamento do tipo de informação e setor que precisa de controle (gastos, estoque, capital de giro etc.) e confira se os softwares pesquisados oferecem funcionalidades para automatizar esses processos.
Defina objetivos
Nem todo o software de fluxo de caixa é igual, por isso tenha certeza de que está adotando um que atende os principais objetivos e requisitos do negócio para evitar desperdícios e redundâncias.
Entenda as funcionalidades
Como você viu, esse tipo de sistema oferece ótimas e variadas funcionalidades, mas é preciso avaliar quais delas você realmente precisa e quais podem não ser tão necessárias assim.
Tenha em mente que o sistema precisa ser fácil, inteligente e intuitivo para que sua equipe possa usar. Por vezes, softwares com funcionalidades muito complexas e avançadas podem ser bons, mas não serão funcionais para o dia a dia do seu negócio.
Pesquise a qualidade do suporte
Quando se trata de tecnologia, é importante verificar a disponibilidade e a qualidade do atendimento do suporte. Assim, busque saber mais sobre o serviço que a empresa fornecedora oferece de apoio na instalação, treinamento da equipe etc.
Levante as facilidades de integração
A integração do software com outros sistemas é uma funcionalidade indispensável para a eficiência do programa. Verifique se o software escolhido é capaz de se conectar com outros aplicativos que você já usa, sistemas de banco, entre outros.
A ideia é investir em uma ferramenta que se comunique com outras, possibilitando a formação de um sistema mais completo e centralizado, que junte áreas como finanças, comercial, logística, administrativo e outros setores.
Estude as tecnologias de segurança
As informações financeiras de uma empresa são dados sensíveis que precisam ser protegidos para não serem acessados por pessoas não autorizadas. Com isso em mente, busque saber mais sobre os mecanismos de segurança presentes no sistema, pois é imprescindível que esses dados fiquem bem seguros. Vazamentos de dados e ataques cibernéticos podem paralisar suas operações e causar grandes prejuízos.
Conte com a tecnologia para ter mais controle e organização no fluxo de caixa
O fluxo de caixa é uma ferramenta indispensável na gestão financeira, uma vez que é um espelho das movimentações de dinheiro do negócio. Administrá-lo sem muito planejamento ou estrutura pode resultar em falhas que desencadeiam sérios problemas e perdas financeiras.
Para ter mais controle e domínio da vida financeira do negócio, softwares de fluxo de caixa se apresentam como uma solução mais inteligente e prática, com funcionalidades que automatizam tarefas e livram empresários de atividades burocráticas e trabalhosas.
Para ter um software como aliado na gestão do seu empreendimento, conheça as soluções da Omie, que oferece diferentes tecnologias para uma gestão mais eficiente, como o sistema ERP e outras ferramentas completas para alavancar seu negócio!
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